01Clienti
Anagrafica, contatti, referenti, date del contratto, cartella condivisa, e il profilo del marchio: posizionamento, tono, pubblico, punti di forza.
- Un contratto scaduto da più di quindici giorni esce dalle liste attive
Agenzia di marketingCaso studio 04 / 08
La call si riassume da sola.
Il gestionale di un'agenzia di marketing. L'operatore carica la registrazione della call: il sistema la trascrive e ne ricava riassunto, email di recap e azioni da fare. I clienti fermi vengono a galla da soli, e ogni cliente segue il lavoro da un link suo.
Il problema
Dopo ogni call, un'altra ora a riscrivere.
Ogni cliente dell'agenzia ha un piano di lavoro e una call almeno una volta al mese. Dalla call escono decisioni, materiali da chiedere, cose da fare. Qualcuno deve riascoltarla, scrivere il riepilogo al cliente, trasformare le promesse in attività con una scadenza.
L'obiettivo era avere tutto in un posto solo: clienti, lavoro, call, report e uno spazio per il cliente. E capire in pochi secondi dove serve intervenire.
- Le call da riscrivereRiassunto, recap e azioni scritti a mano dopo ogni incontro, quando il tempo c'è.
- I clienti che si fermanoUn cliente indietro, che non manda il materiale, si nota solo quando è tardi.
- Le telefonate «a che punto siamo?»Il cliente non vede il lavoro, e chiama per saperlo.
- Il piano genericoIl modello di progetto veniva da uno strumento generico: delle attività del primo trimestre quasi nessuna aveva un responsabile.
La soluzione
Dalla call al lavoro, senza riscrivere niente.
L'AI trascrive e analizza la call. L'operatore rivede, corregge e decide: al cliente non parte niente da solo.
Ogni cliente ha la sua scheda e il suo piano. Il sistema mette in evidenza i clienti indietro e fermi, e ogni lunedì manda l'elenco di quelli a rischio. Il cliente ha un link suo dove vede a che punto è il lavoro.
02Piano di lavoro
Un modello di tre mesi con 23 attività, applicabile con un clic, più una libreria di attività standard riutilizzabili.
- Sei stati: da fare, attesa materiale, in corso, attesa approvazione, bloccato, completato
- Lista, bacheca, Gantt, calendario
- Scadenze in giorni lavorativi, festività italiane comprese
03Call e AI
Si pianifica la call con il link della videochiamata; dopo, si carica l'audio e si avvia l'analisi.
- Trascrizione con il minutaggio, riassunto, email di recap, punti critici, azioni con responsabile, priorità e scadenza
- Una chat che risponde sulla call, solo da quello che è stato detto
04Verifica della procedura
Nelle call di avvio, il sistema confronta la call con la procedura scritta dell'agenzia, passo per passo, con le citazioni e una percentuale di conformità.
- Materiale interno di affiancamento: il cliente non lo vede
05Avanzamento
Per ogni cliente: percentuale, attività fatte e bloccate, ultima attività, segnale «fermo».
- Filtro dei clienti fermi e avviso rosso in cima alla pagina
06Monitoraggio delle call
Per ogni cliente attivo, se nel mese la call è già fissata, e quanti clienti sono coperti sul totale.
07Automatismi
Ogni giorno le attività bloccate da tre giorni salgono ai manager; i contratti in scadenza avvisano a 30, 15 e 7 giorni; ogni lunedì un report a ciascuno.
- Attività ricorrenti ricreate da sole
- Questionario di gradimento ogni 90 giorni
08Portale del cliente
Un link personale, senza password: avanzamento, attività con il loro stato, materiali che hanno funzionato, promozioni pubblicate con i loro numeri.
09Il resto del lavoro
Email con il cliente dalla casella dell'agenzia, materiali con voto, calendario editoriale, report mensile in PDF con sintesi, assistente per cliente, ore, chat di team.
- Una base di conoscenza con il metodo dell'agenzia, che l'AI usa dove serve
Come funziona, passo per passo
Dalla call al cliente che vede il lavoro.
Si fissa la call
Dal gestionale si crea l'evento in calendario con il link della videochiamata. La call si salva come «non analizzata».
La call si fa
La call si svolge fuori dal sistema, come sempre.
Si carica l'audio
L'operatore trascina il file (o incolla il link): finisce nella cartella del cliente, nella sottocartella delle call.
operatoreSi avvia l'analisi
Un clic su «Analizza con AI». Il lavoro procede in background e la pagina si aggiorna da sola.
operatoreTrascrizione
L'audio viene trascritto in italiano con il minutaggio di ogni passaggio, con un vocabolario del settore. Se il file è troppo grande lo comprime, se qualcosa non va riprova.
automaticoAnalisi
Il modello legge la trascrizione e restituisce: riassunto a sezioni con i minutaggi (contesto, argomenti, decisioni, domande aperte), email di recap, punti critici, azioni da fare e tono della call. Per le call di avvio aggiunge la verifica della procedura.
AIRevisione
L'operatore legge tutto in una finestra, e può fare domande alla chat sulla call. Se un'informazione non c'è, la chat risponde «nella call non se ne parla».
operatoreL'email al cliente
Il recap si apre già pronto, con il destinatario compilato. Si corregge e si invia con un clic dalla casella dell'agenzia.
operatoreLe azioni diventano lavoro
Da ogni azione l'operatore crea un'attività del piano, partendo dalla libreria delle attività standard, con la scadenza in giorni lavorativi.
operatoreIl lavoro si muove
Le attività scorrono negli stati; quando un operatore chiude un'attività, lo strategist riceve la notifica e approva; al cliente partono i solleciti per il materiale mancante.
Il controllo
La pagina dell'avanzamento mostra i clienti fermi; il lunedì arriva l'elenco di quelli a rischio; ogni giorno le attività bloccate salgono ai manager.
automaticoIl cliente guarda
Dal suo link vede a che punto è il lavoro, senza dover chiedere.
cliente
Chi fa cosa
L'AI ascolta e scrive. L'operatore decide.
L'intelligenza artificiale
- Trascrive l'audio con il minutaggio (Whisper)
- Scrive riassunto, email di recap, punti critici e azioni (Claude, con un modello di riserva)
- Nelle call di avvio verifica la procedura passo per passo
- Risponde alle domande sulla call, citando il minuto
Le regole fisse
- Cliente fermo: avanzamento sotto il 30% e nessuna attività aggiornata da più di sette giorni
- Cliente a rischio, nel report del lunedì: un'attività bloccata, o quattordici giorni senza movimento
- Attività bloccata da tre giorni: avviso ai manager
- Le call di avvio si riconoscono dal titolo
- Scadenze in giorni lavorativi, festività comprese
Le persone
- Avviano l'analisi quando la call è caricata
- Rivedono e inviano l'email al cliente
- Trasformano le azioni in attività
- Lo strategist approva il lavoro chiuso dagli operatori
Dentro il sistema
Cosa vede il cliente, cosa resta all'agenzia.
- Il portale del cliente
- Nome, date del contratto e giorni che mancano, percentuale di avanzamento, attività per fase con il loro stato, materiali che hanno funzionato, promozioni pubblicate con i loro numeri (spesa, coupon, costo per contatto, ritorno).
- Cosa il cliente non vede
- Descrizioni interne delle attività, motivi di blocco, note e commenti, analisi delle call e trascrizioni, email, ore, insoluti, gli altri clienti.
- Il link
- Trentadue caratteri casuali, scadenza facoltativa, disattivabile in ogni momento, con il conteggio degli accessi. Lo crea un manager, o il responsabile di team per i suoi clienti.
- Ruoli
- Il manager vede tutto e configura; gli operatori lavorano sui loro clienti; il responsabile di team gestisce il suo team; la direzione vede tutto in sola lettura. I permessi si controllano sul server, cliente per cliente.
- Collegamenti
- Cartelle e calendario condivisi, la casella email dell'agenzia, il CRM dell'agenzia (con le fatture insolute in scheda), la piattaforma delle promozioni, le metriche social.
- Dati e backup
- Database con backup all'avvio, ogni sei ore e ogni cinquanta modifiche; i file caricati copiati ogni notte.
- Sicurezza
- Password cifrate, sessioni a scadenza, tentativi di accesso limitati, intestazioni di sicurezza, chiavi fuori dal codice.
- Tecnologia
- Node.js ed Express, interfaccia React installabile come app, database SQLite, compiti programmati, PDF generati dal sistema.
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