Un solo gestionale per magazzino, ordini e clienti di una cantina. Ogni bottiglia che entra, si sposta o esce è un movimento con il suo lotto, il suo luogo, il suo perché e il suo autore.
Il problema
Il registro di magazzino stava in un foglio Excel tenuto da una sola persona. Le informazioni su vino, ordini e clienti erano in posti diversi che non si parlavano.
La soluzione
La giacenza non si scrive mai a mano: si somma da ciò che entra ed esce. E l'ordine del cliente è il punto in cui magazzino e clienti si incontrano.
Ogni riga risponde a sei domande: che cosa, quanto, da dove, a dove, perché, chi. Niente si cancella: un errore si storna, con il motivo. Clienti, ordini e bottiglie stanno nello stesso archivio, quindi nessun dato viene ricopiato da una parte all'altra.
Tre livelli: vino, annata, formato. La combinazione è ciò che si vende, si conta e si spedisce.
Quattro tipi: depositi interni, depositi esterni (per l'affinamento fuori cantina), conto vendita presso le enoteche, merce in viaggio.
Obbligatori su ogni movimento. Ogni lotto ha il suo codice, una sola referenza, la data e la quantità di imbottigliamento, l'origine.
Quattordici causali: vendita, omaggio, degustazione, rottura, consumo, reso, trasferimento, invio e rientro dal deposito esterno, conto vendita, rettifica d'inventario.
La schermata per chi vende in cantina, pensata per chiudere la giornata in trenta secondi.
Per ogni vino: dov'è, quali lotti, che cosa è successo, con giacenza, impegnate e disponibili.
Una scala fissa: accordo con il cliente, poi listino del cliente o del suo canale, poi prezzo base. Ogni prezzo dice da dove viene.
Confermare un ordine impegna le bottiglie e blocca i prezzi, ma non muove la merce. La merce scende solo quando parte.
Tappi, capsule, etichette e cartoni sono contati come il vino: per quante bottiglie bastano, cosa manca prima di imbottigliare.
Rubrica di persone e aziende, consensi come registro, scheda unica con tutti gli acquisti, segnali sui clienti che rallentano.
Come funziona, passo per passo
Dati fiscali, catalogo (vino, annata, formato), luoghi e funzioni da accendere: documento di trasporto, conto vendita, deposito esterno, più depositi, materiali.
Si registra il lotto, con data e quantità, e il carico in cantina. I materiali usati si scaricano a mano.
cantinaInvio al deposito esterno e rientro; invio in conto vendita all'enoteca e vendita quando l'enoteca comunica il venduto. Le bottiglie restano della cantina finché non sono vendute, e non si possono promettere.
cantinaA fine giornata si toccano i contatori. Il sistema assegna i lotti dal più vecchio. Se il visitatore lascia i suoi dati, il contatto si collega a ciò che ha comprato.
staffBozza, poi conferma: i prezzi si bloccano e le bottiglie si impegnano. Se ne mancano, la conferma si ferma, a meno di dichiarare che arriveranno.
amministrazioneL'unico momento in cui il magazzino scende per un ordine: tutto o niente, con i lotti. Se acceso, nella stessa operazione nasce il documento di trasporto. La fattura resta al gestionale contabile.
amministrazioneUn movimento con la causale prima di tutto. Così le bottiglie che escono senza essere vendute hanno un nome.
Si conta lotto per lotto. Le differenze diventano rettifiche spiegate.
cantinaCruscotto, scheda del cliente e segnali leggono gli stessi movimenti e gli stessi ordini: nessun dato ricopiato.
titolare e marketingChi fa cosa
In questo gestionale l'intelligenza artificiale non c'è. I numeri del magazzino e i segnali sui clienti sono regole fisse, che si possono spiegare riga per riga.
Dentro il sistema
Nella prima call partiamo da come funziona davvero il tuo processo. Gratuita, senza impegno.