La piattaforma interna di un'azienda di formazione. Ogni giorno legge più di dieci sistemi, riconosce lo stesso cliente in tutte le fonti e lo classifica da sola. L'AI valuta le telefonate dei commerciali. E il fatturato viene da una fonte sola: la contabilità.
Il problema
I dati commerciali dell'azienda stavano in sei sistemi diversi: il CRM, lo strumento di analisi, il negozio online, un file Excel dell'amministrazione, la piattaforma dei corsi, quella dei webinar. Il file con la storia di ogni cliente viveva accanto ai processi, non dentro.
Un'analisi interna diceva che il CRM non rispecchiava la realtà, che i contratti del servizio di affiancamento erano PDF senza struttura, che la fatturazione ricorrente si faceva a mano e che i numeri storici a volte non tornavano. E il commerciale chiamava alla cieca un cliente di cui l'azienda sapeva tutto.
La soluzione
Ogni dato arriva dal sistema che lo possiede, e il fatturato da una fonte sola, la contabilità. Le altre fonti dicono che cosa ha il cliente, non quanto ha speso.
Ogni notte la piattaforma legge le fonti, riconosce lo stesso cliente ovunque compaia, lo classifica e prepara le liste del giorno. Le telefonate arrivano dal centralino, vengono trascritte e valutate. Commerciali e direzione lavorano su schede, liste e un cruscotto.
Una lista con ricerca per ragione sociale, partita IVA e codice contabile, e una scheda per ogni cliente.
Le trattative del CRM a colonne, con un semaforo per stadio, e le analisi commerciali: ordinato, vinte, perse, imbuto, linee di prodotto, confronto fra periodi, obiettivi settimanali.
I contratti del servizio di affiancamento: inizio e fine, commerciale, consulente e media di gradimento dai questionari di soddisfazione.
Per ogni evento: iscritti per azienda e per persona, presenti e assenti, capienza. Per le dirette online, presenti e assenti dalla piattaforma video.
Le registrazioni arrivano da sole dal centralino, per chi ha un interno. Per ogni chiamata: trascrizione, tipo e servizio, voto da 1 a 10, umore del cliente, svolgimento fase per fase, punti di forza, mancanze, occasioni perse, obiezioni, prossimi passi.
I clienti di ciascun commerciale divisi per gruppo, dal più urgente: a rischio, da seguire, campione, top cliente, fedele, nuovo promettente, dormiente.
Si carica una lista di aziende: il sistema le riconosce, mostra che cosa hanno già comprato e propone che cosa vendere a ciascuna, in ordine di valore, con il motivo scritto in chiaro.
Ognuno sceglie e ordina i suoi blocchi: i numeri di testa, i gruppi di clienti, i prodotti, i risultati e la classifica dei commerciali, il riempimento degli eventi, lo stato dei collegamenti.
Solleciti amministrativi inviati uno per uno, con il registro; etichette che finiscono nelle liste di marketing; una chat sui dati; richieste di assistenza scritte in italiano e smistate dall'AI; utenti e permessi.
Come funziona, passo per passo
Una dopo l'altra: il CRM (aziende, contatti, trattative, ordini, eventi), i corsi, i negozi online, le videoconferenze, il servizio di affiancamento, Meta e Google.
automaticoGli ordini online ogni cinque-dieci minuti, i corsi ogni quindici, la contabilità una volta al giorno (con un secondo tentativo se manca), le telefonate due volte al giorno.
automaticoOgni record entra come cliente, se ha fatturato confermato, o come contatto. Lo stesso cliente si cerca a cascata: email normalizzata, telefono, nome e telefono, nome e inizio dell'email, poi tra i contatti, poi nel CRM. Solo alla fine si crea un contatto nuovo.
automaticoA fine lettura si ricalcola subito lo stato dei clienti toccati: contatto, prospect o già cliente; attivo o inattivo. Ogni notte, il punteggio e il gruppo di ciascun cliente.
automaticoSi importano, si comprime l'audio, si riconosce il numero, si trascrive, si classifica, si valuta, si aggiorna l'andamento del commerciale. Ogni notte le chiamate senza nome si ricollegano a ordini, iscrizioni e vecchio CRM.
automatico e AI«Cosa fare oggi», già ordinato nella notte, e la scheda del cliente. Se serve, la scheda strategica scritta dall'AI. Per una campagna su una lista di aziende, «Cosa proporre».
commercialeIl cruscotto, le analisi dei commerciali, le analisi degli eventi, la sezione delle telefonate.
direzioneOgni quindici minuti un controllo verifica l'ultimo esito di ogni lettura e accende un allarme sul cruscotto. Se tace il controllo stesso per più di 45 minuti, l'allarme diventa critico.
automaticoChi fa cosa
Le chiamate sotto i trenta secondi entrano in elenco ma non ricevono un voto. Le medie usano solo le chiamate valutate, e in classifica si entra con almeno cinque chiamate (tre per servizio): la soglia è scritta sullo schermo.
Dentro il sistema
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