Metis
Webinar per una rete di studiCaso studio 05 / 08

Dall'iscrizione alla vendita.

Una piattaforma sola che segue ogni persona dal modulo di iscrizione al webinar fino alla trattativa. E ogni studio della rete entra e vede solo i propri contatti.

Chi
Una società che vende i propri servizi con i webinar, e una rete di studi professionali che le porta contatti
Per chi
Amministratori, venditori e, con un accesso limitato, gli studi della rete
Cosa abbiamo costruito
Piattaforma web su misura: iscrizioni, dirette, trattative e analisi

Il problema

Due sistemi separati, e i dati ricopiati dall'uno all'altro.

La società organizza webinar per farsi conoscere e vendere. Attorno ha una rete di studi professionali: avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro. Gli studi portano persone ai webinar, ma è la società che possiede i contatti, segue le trattative e incassa.

Prima, le iscrizioni vivevano in un sistema (modulo, iscrizione alla diretta, conferma, promemoria) e l'analisi in un altro, che a posteriori doveva ricostruire chi si era iscritto, chi si era presentato, chi aveva chiesto informazioni e chi aveva comprato, mettendo insieme dati che il primo sistema aveva già.

  • Le domande senza una risposta solaDa dove arrivano gli iscritti, chi partecipa e per quanto, chi chiede informazioni, chi era già cliente, chi compra, con quale ritorno della pubblicità.
  • Le presenze caricate a manoDopo ogni diretta bisognava esportare un file dalla piattaforma video e caricarlo. Finché non lo si faceva, l'analisi della partecipazione restava ferma.
  • Gli studi al buioGli studi della rete non vedevano che cosa facevano le persone che avevano portato: se si erano iscritte, se si erano presentate, se avevano chiesto qualcosa.
  • Risposte perseIl breve test che precede l'iscrizione raccoglieva informazioni utili a chi poi telefona. All'invio del modulo andavano perse.

La soluzione

Una sola piattaforma, dal modulo alla trattativa.

Ogni persona ha una scheda sola, per tutti i webinar. Quello che fa, dall'iscrizione alla richiesta di informazioni, si registra da sé e diventa analisi.

L'iscrizione alla diretta, il link personale, la conferma, i promemoria e le presenze sono automatici. Una richiesta di informazioni diventa da sola una trattativa per i venditori. Gli studi entrano con un accesso tutto loro e vedono solo le persone che hanno portato.

01Eventi e moduli di iscrizione

Più moduli per ogni webinar, ciascuno con il suo indirizzo e i suoi campi.

  • Campi personalizzati, campi nascosti riempiti dall'indirizzo della pagina, informativa da spuntare, pagina di ringraziamento
  • Il modulo si inserisce nella landing esterna, con il tema e il colore della pagina

02Zoom e conferma

Chi si iscrive viene registrato sulla riunione Zoom e riceve il suo link personale.

  • Il link va nella conferma e nel file da aggiungere al calendario
  • Se Zoom non risponde, la persona non avanza e la conferma non parte: si riprova da sola, con un tetto ai tentativi

03Promemoria

Sequenze di messaggi riutilizzabili su più webinar, agganciate alla data della diretta.

  • Ogni promemoria parte a giorni o minuti dall'inizio
  • Chi si iscrive tardi riceve solo quelli ancora a venire; uno scaduto da più di 48 ore non parte più

04Presenze

Dopo la diretta, le presenze arrivano da Zoom senza caricare file.

  • Somma il tempo di chi esce e rientra
  • Si può decidere quanti minuti servono per contare come presente

05Richieste e prenotazioni

Il modulo per chiedere informazioni, anche con un calendario di fasce orarie.

  • Ogni fascia ha una capienza, le sue eccezioni e un preavviso minimo
  • Due persone non possono prendere insieme l'ultimo posto

06Trattative

Ogni richiesta crea da sola una trattativa, che porta con sé la provenienza della persona.

  • Bacheca e lista, stadi configurabili, diario, prossima azione, appuntamenti, motivi di perdita
  • Avviso sulle trattative ferme da 14 giorni

07Analisi

Il percorso di ogni webinar, dalla prima iscrizione alla vendita.

  • Iscritti, presenti, richieste e vendite, per sorgente, per modulo e per studio
  • Pubblico nuovo o ricorrente, ritmo delle iscrizioni rispetto all'obiettivo, previsione
  • Elenco dei contatti con filtri ed esportazione

08La rete di studi

Anagrafica degli studi e attribuzione dei contatti, anche a più studi insieme.

  • I contatti arrivano allo studio dalle landing condivise (con il suo codice nell'indirizzo) o da elenchi importati
  • Ogni studio ha capacità decise dalla società: vedere, o anche modificare

09Privacy e registri

La cancellazione di una persona, con il motivo, si propaga ai servizi collegati.

  • Consenso alla diretta separato dal consenso al marketing
  • Registro degli atti e degli accessi

Come funziona, passo per passo

Dalla pubblicità alla vendita, in dieci passi.

  1. La pubblicità porta alla landing

    La pagina registra da dove arriva la persona: i parametri della campagna e gli identificativi del clic delle piattaforme pubblicitarie.

  2. La persona si iscrive

    Se è già iscritta a quel webinar, non si crea un doppione: la scheda è unica per tutti gli eventi. La risposta è la stessa per un'iscrizione nuova o ripetuta, così nessuno può scoprire chi è iscritto.

    Il consenso al marketing è separato e facoltativo.

  3. Zoom e conferma

    In pochi secondi la persona viene registrata sulla riunione Zoom e riceve il link personale, nella conferma e nel file per il calendario, sul canale e con il testo scelti per quel modulo.

    automatico

  4. I promemoria

    Partono alle distanze stabilite dall'inizio della diretta. Chi dice che non parteciperà esce dai promemoria e dai conteggi, senza essere cancellato.

    automatico

  5. La rubrica

    Il contatto passa al servizio di email con il suo consenso e il codice dello studio che l'ha portato.

    automatico

  6. La diretta

    Dopo la diretta il sistema prende le presenze da Zoom e le collega agli iscritti: prima per email, poi per le ultime nove cifre del telefono, solo se quel numero appartiene a un iscritto solo.

    automatico

  7. La richiesta di informazioni

    Chi vuole saperne di più compila il modulo e, se vuole, prenota un orario. Nasce una trattativa, che parte già dallo stadio «Prenotato» se c'è un appuntamento.

  8. La trattativa

    Il venditore, o lo studio responsabile, la porta avanti: Contatto, Chiamato, Prenotato, Sessione, Vinto o Perso. Gli stadi si possono cambiare. Ogni passaggio resta nel diario.

    venditori

  9. La lettura

    Per ogni webinar: quanti si sono iscritti, presentati, hanno chiesto informazioni e hanno comprato, per sorgente e per studio. Nel resoconto delle vendite, quanto rende la pubblicità.

    direzione

  10. Lo studio guarda i suoi

    Ogni studio vede le proprie persone: iscrizioni, presenze, richieste, appuntamenti. Nel percorso del webinar vede il suo numero accanto al totale, nella forma «X su Y».

    studi della rete

Chi fa cosa

Qui l'intelligenza artificiale non serve.

Iscrizioni, promemoria, presenze e permessi devono essere esatti e ripetibili. Per questo sono regole scritte nel codice e provate dai test, non decisioni di un modello.

L'intelligenza artificiale

  • Nessuna, per scelta: niente in questa piattaforma richiede un modello che interpreti o generi testo

Le regole fisse

  • Iscrizione senza doppioni sulla coppia email + webinar
  • Promemoria agganciati alla data della diretta, mai oltre 48 ore di ritardo
  • Presenze sommate e collegate all'iscritto con regole fisse
  • Ritorno della pubblicità = venduto diviso spesa: verde da 1 in su, rosso sotto
  • Costo di acquisizione = spesa diviso trattative vinte
  • Trattativa segnalata come ferma dopo 14 giorni

Le persone

  • La società decide quali contatti vede ogni studio e che cosa può fare
  • I venditori seguono le trattative, con diario e prossima azione
  • La spesa pubblicitaria la scrive chi la gestisce, per webinar e per canale
  • Le liste da altri sistemi si caricano da file, abbinando le colonne

Dentro il sistema

Ogni studio vede solo il suo.

Cosa vede uno studio
Le persone attribuite a lui e quelle delle trattative di cui è responsabile: anagrafica, iscrizioni, presenze, richieste, appuntamenti. Le trattative solo se la società gli dà quella capacità. Non vede gli altri studi, la provenienza pubblicitaria, i venditori, la spesa, i risultati commerciali.
Come è garantito
Su cinque livelli: un ingresso che per lo studio è chiuso su tutto tranne ciò che è ammesso; lo stesso filtro dentro ogni ricerca e ogni conteggio; i campi interni azzerati prima di ogni risposta; le appartenenze ad altri studi mai restituite; per ciò che non è suo, la risposta «non esiste».
Cosa può modificare
Solo se la società gliel'ha concesso, e solo sui contatti attribuiti o sulle trattative di cui è responsabile. Email, iscrizioni, presenze, attribuzioni e cancellazioni restano alla società.
Prove
Trenta casi di prova dedicati alla separazione tra gli studi, dentro i 566 test della piattaforma (verificati il 3 ottobre 2026).
Collegamenti
Zoom per riunioni, link personali e presenze; un servizio di email per conferme, promemoria e rubrica, con l'esito reale di ogni invio. Ordini, contratti e liste storiche si caricano da file.
Sicurezza
Credenziali dei servizi cifrate e mai mostrate, accessi limitati nei tentativi, nessuna porta del database esposta, backup ogni giorno con quattordici copie, registro degli accessi conservato un anno.
Velocità
Il ciclo che invia conferme e promemoria è passato da 4,7 secondi a 16 millesimi, misurato su un archivio di prova con 5.000 iscritti.
Tecnologia
Python (FastAPI) e Next.js, database PostgreSQL, quattro servizi in container, rilascio automatico.

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