Il gestionale di un'organizzazione che produce ogni anno un evento di conferenze. Ogni reparto lavora nella sua sezione, tutte le attività confluiscono in un solo piano, e i promemoria partono da soli.
Il problema
Il lavoro dell'evento stava in fogli separati: la timeline di progetto, il budget su più anni, il piano editoriale e la newsletter, l'elenco dei relatori, il palinsesto, la griglia dei turni dei volontari, il riepilogo di partner e sponsor. Il piano generale era un diagramma di Gantt in Excel, con date fisse e nessun legame tra le attività.
La richiesta era una fonte unica: un'informazione si scrive una volta e si vede ovunque serve.
La soluzione
Ogni reparto lavora nella sua sezione. Tutte le attività finiscono in un piano che vede l'intera squadra, e i soldi si scrivono una volta sola, dove nascono.
Il gestionale ha otto aree di lavoro, costruite sugli stessi mattoni (persona, attività, documento, voce di spesa), e un Piano che le raccoglie tutte. I reparti li decide l'organizzazione, con il loro responsabile: oggi sono dieci.
Dalla proposta (chi la fa, perché) alla conferma: talk, biografia, foto, viaggio, spese, transfer, materiali, consensi.
Pacchetti, referenti, sostegni in denaro e in natura, contratto con firma e scadenza, impegni da rispettare come attività.
Non ha dati suoi: raccoglie le voci scritte dalle altre aree più quelle generali. In testa saldo previsto, saldo reale, valore in natura.
Reclutamento, competenze, disponibilità, e la griglia postazioni × turni per ogni momento dell'evento.
Articoli, prezzi, scorte, vendite e taglie della squadra.
Capienza, indirizzo, permessi e planimetrie, costi che entrano nel budget.
Il piano editoriale: contenuti per canale, testo, formato, data e ora, creatività. In lista, in calendario o a colonne.
La sequenza minuto per minuto di un momento: chi è in scena, orari, durate, controlli tecnici di audio, video, luci, scena.
Tutte le attività dell'edizione in tabella, in Gantt e, sul telefono, in agenda, per reparto o per fase.
Come funziona, passo per passo
Chiede la registrazione, conferma l'email, la piattaforma approva.
Reparti con il loro responsabile, fasi del piano, canali social, tipi di contatto. Tutto passa alle edizioni degli anni dopo.
Titolo e data. Il momento «Evento» nasce da solo e, se la data cambia, la segue.
Inviti per email con i permessi già decisi, pagina per pagina. Si entra con password o con un link via email valido quindici minuti.
Le attività arrivano da un modello con le date legate a quella dell'evento, a mano, oppure dagli appunti di una riunione letti dall'AI. Ognuna ha reparto, responsabile, date, avanzamento, priorità.
I relatori passano da proposti a confermati, i partner da confermati a incassati, i contenuti da idea a pubblicato, la sede da candidata a confermata, i volontari da candidati a confermati.
repartiLe spese di un relatore, i sostegni di un partner, i costi della sede, le vendite del merchandising: ognuna diventa una voce del budget senza essere riscritta.
Scadenze dei documenti, conto alla rovescia dell'evento con ciò che manca, turni scoperti, firme ferme, e ogni lunedì il riepilogo della settimana.
automaticoLa griglia dei turni per postazione e la scaletta con orari e controlli tecnici.
Il saldo reale contro il previsto, reparto per reparto, e il confronto tra un'edizione e l'altra.
Chi fa cosa
Dentro il sistema
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